Poți afla ce date personale deține o instituție despre tine printr-o cerere scrisă de acces, adresată operatorului de date. Instituția trebuie să-ți răspundă, de regulă în cel mult o lună, cu confirmarea prelucrării și o copie a datelor. GhidulZilei explică pașii, în ordinea în care îi parcurgi.
Dreptul de acces există în regulamentul european privind protecția datelor și se aplică la fel primăriilor, școlilor, spitalelor sau firmelor. Pentru alte proceduri cu instituțiile publice, ghidurile GhidulZilei despre acte și servicii publice descriu pe înțeles ce ai de făcut.
Ce date pot avea instituțiile despre tine
Depinde de relația pe care ai avut-o cu ele. O primărie are date din evidența persoanelor, din impozite și taxe locale sau din cereri depuse. O școală ține evidența elevilor și a notelor, iar un spital are fișa medicală. Majoritatea datelor sunt cele pe care le-ai dat chiar tu, dar pot exista și date obținute din alte surse.
Nu toate informațiile sunt „date personale”. Un act intern al instituției, fără legătură cu tine, nu intră în acest drept. Dreptul vizează informațiile care te identifică sau pot duce la identificarea ta.
Cum faci cererea, pas cu pas
1. Alege destinatarul potrivit
Cererea se trimite instituției care decide cum și de ce îți folosește datele, numită operator. Multe instituții au și un responsabil cu protecția datelor, ale cărui contacte se găsesc pe site sau la sediu.
2. Scrie clar ce ceri
Indică numele, datele de identificare necesare pentru a te găsi și ce vrei să afli: dacă ți se prelucrează datele, în ce scop, cui sunt comunicate, cât timp sunt păstrate și o copie a lor. Poți cere doar o parte, dacă te interesează un anumit dosar.
3. Păstrează dovada trimiterii
Trimite cererea pe e-mail, prin poștă sau depune-o la registratură, cu număr de înregistrare. Termenul de răspuns pornește de la primirea cererii, iar instituția are voie să-ți ceară clarificări dacă nu te poate identifica.
Ce poți face după răspuns
- ceri corectarea datelor care sunt greșite sau incomplete;
- ceri ștergerea celor care nu mai sunt necesare, dacă nu există obligație legală de păstrare;
- ceri restrângerea prelucrării, în anumite situații;
- te adresezi autorității naționale de supraveghere, dacă nu primești răspuns sau nu ești mulțumit.
Greșeli care îți încurcă cererea
Cea mai frecventă greșeală este formularea prea vagă: „vreau tot ce aveți despre mine” poate genera un răspuns lung și greu de folosit. Ajută să fii precis, pe categorii. A doua greșeală este lipsa dovezii că ai trimis cererea. A treia este așteptarea peste termen fără o urmărire scrisă.
Atenție și la datele din actele de stare civilă: ele au reguli proprii de eliberare și corectare. Pentru acestea, secțiunea Stare civilă de pe GhidulZilei explică pe înțeles ce acte se cer și unde se depun.
Recomandarea practică
Începe cu instituția cu care ai relația cea mai frecventă, scrie o cerere scurtă și păstrează o copie. Dacă răspunsul este incomplet, răspunde în scris și cere detalii. GhidulZilei rămâne o resursă la care poți reveni când ai nevoie de pașii exacți ai unei proceduri cu instituțiile.
